+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как вести учет исходящихписем

Журнал учета исходящих документов Используйте в работе Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих — есть несколько общих реквизитов. К их числу относится уникальный регистрационный номер.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

К записи комментариев Мария 22 03 У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп.

Регистрация исходящих документов

К записи комментариев Мария 22 03 У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

Крякалка 02 05 по-любому Наталья 14 07 Здравствуйте! Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов групп документов.

Елена 22 09 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики? Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами представление, справки и др. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте. Татьяна 27 09 Добрый день! У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было Новую книгу начинать с 25 или с 1 номера?!

Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера. Ирина Лексина 27 09 Здравствуйте! Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий?

Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у договора должен быть свой номер. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более л.

В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в л. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам. Комитет образования 16 11 Здравствуйте, по ошибке нарушен хронологический порядок в книге входящей документации примерно на номеров.

Что нужно делать? Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку. Юлия 24 11 Здравствуйте! У нас по номенклатуре есть журнал регистрации ком. Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Можно вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию командированных лиц ст. Ирина 19 01 Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз.

Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. А то получается требуя сейчас 2 экз. Этот порядок устанавливается локальными нормативными актами организации инструкция по делопроизводству и др. Дарья 05 10 Здравствуйте!

Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению. Подскажите, перед переплетом дела, нужно ли делать опись приказов по основной деятельности срок хранения постоянно , если есть регистрационные журналы? Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?

К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. Согласно ст. Если регистрация ведется в электронном виде, журнал надо распечатать, подшить и включить в опись дел постоянного хранения отдельным делом. Допускается децентрализованная регистрация отправляемых исходящих документов регистрация в структурных подразделениях.

Айгерим 26 07 Здравствуйте. Так вот на счет журналов регистрации вх. Так можно или каждый год отдельно записать и подшивать и на следующий год новый журнал начать? Или же можно совмещать несколько лет в одном журнале регистрации?

Допускается продолжать регистрацию документов в одном журнале в течение нескольких лет, пока журнал не закончится. Главное, ежегодно регистрация должна начинаться с первого номера и, разумеется, регистрация поступающих и отправляемых документов ведется в разных журналах.

Жандарбек 21 01 Здравствуйте! Как регистрации исходящих документов печать поставить, скажите пожалуйста admin 24 01 Здравствуйте! При регистрации исходящих документов печать организации не проставляется. После регистрации на документе проставляется регистрационный номер и дата, для писем — в реквизитах бланка документа.

Журнал регистрации исходящих документов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время. Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Основной и визовый экземпляры письма Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции Законодательно утвержденной формы журнала регистрации писем не существует.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Однако такой подход ошибочен.

10 любимых ошибок в управлении документами

.

.

Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ciaveho

    N 389-VIII, 12.05.2015, Закон, Верховна Рада України

  2. Кондратий

    Ненавижу .Наверное уже продали машину

  3. haikholad

    Окупировали Крым ерунда разбомбили половину Донбаса тоже ерунда а захватил два корыта это ого-го срочно военное положение за три месяца до выборов президента.

  4. Анисим

    У нас полно такого народа,готового на крайности